5 วิธีใช้แนวคิด ‘Getting Things Done’ (GTD) ปรับชีวิตให้มีประสิทธิภาพทันตาเห็น

เคยรู้สึกเหมือนถูกงานกองทับจนไม่รู้จะเริ่มจากตรงไหนไหม?

นอนไม่หลับเพราะในหัวเต็มไปด้วยความกังวลเกี่ยวกับงานที่ยังค้างอยู่?

หรือบางครั้งเลื่อนงานออกไปจนต้องเร่งทำทุกอย่างในนาทีสุดท้าย?

ถ้าใช่! ถึงเวลาที่คุณจะจัดระเบียบชีวิตและการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยแนวคิด ‘Getting Things Done’ (GTD) ที่จะช่วยให้คุณทำงานอย่างเป็นระบบและสงบใจมากขึ้น

การจัดระเบียบชีวิตและเพิ่มประสิทธิภาพด้วย GTD

Getting Things Done (GTD) คือระบบการจัดการงานและเวลาที่พัฒนาโดย David Allen โดยเน้นว่า “สมองควรใช้สำหรับการสร้างสรรค์ ไม่ใช่การเก็บข้อมูล” การนำ GTD มาใช้ช่วยให้เราจัดการงานได้อย่างเป็นระบบ ลดความเครียด และเพิ่มความมั่นใจในชีวิต

เมื่อข้อมูลล้นหัว เรามักจะเสียเวลาในการคิดแทนที่จะลงมือทำ GTD จึงช่วยขจัดความยุ่งเหยิงในจิตใจ ให้คุณโฟกัสกับสิ่งที่สำคัญที่สุด โดยไม่ต้องกังวลว่าจะลืมรายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ อีกต่อไป

ประโยชน์ของ 𝐆𝐓𝐃 มีดีกว่าที่คิด

• ลดความเครียด: จัดการข้อมูลและงานอย่างเป็นระบบ ไม่ต้องกังวลว่าจะลืมสิ่งสำคัญ
• เพิ่มประสิทธิภาพ: GTD ช่วยให้คุณมุ่งมั่นกับงานที่สำคัญและทำสำเร็จตามเป้าหมาย
• ความชัดเจนในชีวิต: เห็นภาพรวมของงานและชีวิตได้ชัดเจน ทำให้การตัดสินใจรอบคอบมากขึ้น

ลองใช้ GTD หากคุณ…

• ท่วมท้นกับงาน: เมื่อคุณรู้สึกว่างานที่ต้องทำมากมายจนไม่รู้จะเริ่มจากตรงไหน
• กังวลกับรายละเอียดเล็ก ๆ: เมื่อคุณกลัวว่าจะลืมสิ่งสำคัญที่ต้องทำ
• สับสนกับบทบาทหลายอย่าง:เมื่อการจัดการหลายบทบาทในชีวิตทำให้รู้สึกเหนื่อย
• เริ่มโปรเจกต์หลายตัว: เมื่อคุณเริ่มงานหลายโปรเจกต์แต่ไม่สามารถทำให้เสร็จได้

5 ขั้นตอนของ GTD เพื่อชีวิตที่ดีขึ้น

1. รวบรวมทุกอย่างที่อยู่ในหัว (𝐶𝑎𝑝𝑡𝑢𝑟𝑒 𝐸𝑣𝑒𝑟𝑦𝑡ℎ𝑖𝑛𝑔): เริ่มต้นด้วยการรวบรวมทุกอย่างที่อยู่ในหัวคุณ—ไม่ว่าจะเป็นงาน ความคิด หรือไอเดีย—ลงบนกระดาษหรือแอปพลิเคชันที่คุณใช้ประจำ สิ่งนี้ช่วยให้สมองของคุณปลอดโปร่ง และลดภาระจากการพยายามจำสิ่งต่างๆ รวมถึงงานที่ยังไม่เสร็จ งานใหม่ที่เพิ่งเข้ามา หรือสิ่งที่ตั้งใจจะทำ

2. ประมวลผลงานและไอเดีย (𝐶𝑙𝑎𝑟𝑖𝑓𝑦 𝑌𝑜𝑢𝑟 𝑇𝑎𝑠𝑘𝑠): เมื่อรวบรวมแล้ว ให้พิจารณาแต่ละอย่างว่าต้องการการกระทำเพิ่มเติมหรือไม่ จัดลำดับความสำคัญ และตัดทิ้งสิ่งที่ไม่จำเป็น คุณสามารถใช้หลัก ‘Three Ds’ เพื่อช่วยในกระบวนการนี้:

• 𝐃𝐨 𝐢𝐭: ทำทันทีถ้าเป็นงานที่ไม่กินเวลา
• 𝐃𝐞𝐥𝐞𝐠𝐚𝐭𝐞: มอบหมายให้คนอื่นทำถ้าเหมาะสมกว่า
• 𝐃𝐞𝐟𝐞𝐫: ถ้ายังไม่สามารถทำได้ ให้จัดเก็บไว้ในลิสต์ที่ต้องทำภายหลัง

3. จัดระเบียบงานอย่างมีระบบ (𝑂𝑟𝑔𝑎𝑛𝑖𝑧𝑒 𝑤𝑖𝑡ℎ 𝐼𝑛𝑡𝑒𝑛𝑡𝑖𝑜𝑛): จัดหมวดหมู่และลำดับความสำคัญของงานให้เหมาะสม แยกแยะงานที่ต้องทำทันที งานที่ต้องรอการตอบกลับ หรือโปรเจกต์ที่ต้องวางแผนเพิ่มเติม รวมถึงการแยกเรื่องส่วนตัวออกจากเรื่องงาน

4. ทบทวนงานสม่ำเสมอ (𝑅𝑒𝑓𝑙𝑒𝑐𝑡 𝑅𝑒𝑔𝑢𝑙𝑎𝑟𝑙𝑦): ตรวจสอบและทบทวนงานที่ต้องทำเป็นประจำ เพื่อปรับแผนและจัดการใหม่ตามความสำคัญและสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป

5. ลงมือทำอย่างมั่นใจ (𝐸𝑛𝑔𝑎𝑔𝑒 𝑤𝑖𝑡ℎ 𝐹𝑜𝑐𝑢𝑠): เลือกงานที่สำคัญที่สุดและลงมือทำอย่างตั้งใจ ด้วยความมั่นใจว่าคุณได้จัดการสิ่งที่สำคัญและจำเป็นที่สุดแล้ว

เริ่มต้นใช้ GTD ตั้งแต่วันนี้

การปรับชีวิตให้มีระเบียบและมีประสิทธิภาพอยู่ใกล้แค่เอื้อม เริ่มนำ GTD มาใช้ตั้งแต่วันนี้ แล้วคุณจะพบว่าการจัดการงานและชีวิตนั้นง่ายและเป็นระบบมากกว่าที่เคย

ที่มา:
1. GTD
2. wikipedia