Ho-Ren-So: เคล็ดลับการสื่อสารแบบญี่ปุ่นที่ยกระดับการทำงานในองค์กร

เคยไหม? ตั้งใจทำงานสุดตัว แต่หัวหน้ากลับมองไม่เห็น เตรียมพรีเซนต์จนแทบไม่ได้นอน แต่ลูกค้าก็ปัดตกตั้งแต่ยังไม่ได้เริ่ม หรือคุยกับพ่อแม่ทีไร กลายเป็นหลุดประเด็นทุกครั้ง ทั้งที่เราพยายามอย่างเต็มที่ สุดท้ายกลับกลายเป็นว่าอีกฝ่ายไม่เข้าใจสิ่งที่เราพูด เพราะสื่อสารไม่ดีพอจนผลลัพธ์ไม่เป็นที่น่าพอใจ

หากคุณรู้สึกแบบนี้ บทความนี้จะเปลี่ยนคุณให้เป็น 1% ที่เข้าใจการสื่อสารและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพกว่าเดิม! ด้วยเทคนิคจากหนังสือ “เปลี่ยนวิธีทำงานแค่ 1% คุณก็แซงหน้าคน 99% ได้แล้ว” โดย โคโนะ เอตาโร่ ผู้บริหาร IBM JAPAN ที่เผยเคล็ดลับ ❝ โฮเร็นโซ ❞ สำหรับพัฒนาการทำงานและการสื่อสารให้ดียิ่งขึ้น

สารบัญบทความ

• บทนำ
• Ho-Ren-So คืออะไร?
• Ho-Ren-So: วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
• ประโยชน์ของการใช้ Ho-Ren-So
• วิธีการประยุกต์ใช้ Ho-Ren-So ในชีวิตการทำงาน
• การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเพื่อการพัฒนาทีม
• บทสรุป

เทคนิค Ho-Ren-So จากญี่ปุ่นช่วยให้คุณแก้ปัญหานี้ได้!

โดย Ho-Ren-So (ホウレンソウ) ประกอบด้วย:

• 報告 (Houkoku) – รายงาน: แจ้งความคืบหน้าให้หัวหน้าหรือผู้เกี่ยวข้องทราบอย่างสม่ำเสมอ การรายงานที่ดีไม่เพียงแค่แจ้งผลลัพธ์ แต่ควรอธิบายขั้นตอนหรืออุปสรรคที่เกิดขึ้น เพื่อให้ทีมสามารถปรับแผนได้ทันท่วงที

• 連絡 (Renraku) – แจ้งให้ทราบ: การติดต่อทันทีเมื่อเกิดปัญหาหรือมีการเปลี่ยนแปลงในงาน การสื่อสารที่รวดเร็วช่วยให้ทีมสามารถเตรียมการตอบสนองได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การแจ้งข่าวสารหรือเหตุการณ์ที่อาจกระทบต่อกำหนดการ

• 相談 (Soudan) – ปรึกษา: การขอคำแนะนำหรือความเห็นจากผู้เชี่ยวชาญหรือหัวหน้า การปรึกษาหารือก่อนตัดสินใจช่วยลดข้อผิดพลาด และทำให้งานมีคุณภาพมากยิ่งขึ้น

Ho-Ren-So: วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

1. รายงานอย่างสม่ำเสมอและมีโครงสร้าง
รายงานผลการทำงานที่สม่ำเสมอทำให้ทุกคนในทีมรับทราบถึงความคืบหน้า ปัญหา หรือโอกาสที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต ควรใช้วิธีสรุปที่เรียบง่ายและตรงประเด็น เช่น “โปรเจคดำเนินไปถึงขั้นตอนที่สอง เหลือเพียงการทดสอบขั้นสุดท้าย”

2. การแจ้งปัญหาอย่างรวดเร็วและตรงเวลา
ในกรณีที่พบปัญหา การแจ้งให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบทันทีเป็นสิ่งสำคัญ เพราะจะช่วยลดความเสี่ยงที่จะกระทบถึงงานในภาพรวม ควรใช้เครื่องมือสื่อสารที่เหมาะสม เช่น แชทภายในทีม หรือการส่งอีเมลด่วน

3. ปรึกษาเพื่อหาแนวทางที่ดีที่สุด
การปรึกษาหารือกับหัวหน้าหรือผู้มีประสบการณ์ช่วยให้มองเห็นแนวทางแก้ไขที่มีประสิทธิภาพ การขอความคิดเห็นจากเพื่อนร่วมงานยังสร้างความรู้สึกมีส่วนร่วมและเพิ่มความสามัคคีในทีม

ประโยชน์ของการใช้ Ho-Ren-So

ป้องกันข้อผิดพลาดในการทำงาน:
Ho-Ren-So ช่วยลดข้อผิดพลาดจากการสื่อสารที่ขาดประสิทธิภาพ เมื่อทุกคนรับทราบสถานการณ์และคืบหน้าของงาน จะสามารถเตรียมการและตอบสนองได้อย่างทันท่วงที

สร้างความร่วมมือและการทำงานเป็นทีม:
การสื่อสารที่ชัดเจนและสม่ำเสมอช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้ราบรื่น สร้างความไว้วางใจและความโปร่งใส ซึ่งช่วยเสริมสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ดี

ลดความกดดันจากการทำงาน:
การแบ่งปันข้อมูลและปัญหาที่เกิดขึ้นภายในทีมช่วยลดความรู้สึกกดดันที่อาจเกิดจากการทำงานคนเดียว เมื่อต้องตัดสินใจร่วมกัน การขอคำปรึกษาจะทำให้สมาชิกในทีมรู้สึกว่ามีผู้สนับสนุน

เพิ่มความโปร่งใสและชัดเจน:
ความโปร่งใสเป็นสิ่งสำคัญในการทำงานที่ต้องการการตัดสินใจที่ดี การที่ทุกคนรู้ถึงความคืบหน้าและประเด็นที่ต้องติดตามทำให้กระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

วิธีการประยุกต์ใช้ Ho-Ren-So ในชีวิตการทำงาน

1. รายงานให้ชัดเจน
เลือกใช้วิธีการรายงานที่มีความชัดเจนและกระชับ ควรระบุรายละเอียดที่จำเป็น เช่น “งานนี้คาดว่าจะเสร็จในสัปดาห์หน้า แต่เจออุปสรรคที่ต้องแก้ไขร่วมกัน”

2. การใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย
ใช้ภาษาที่เข้าใจง่ายและตรงประเด็น ตอบคำถามให้ตรงกับสิ่งที่ถาม เช่น เมื่อเจ้านายถามว่า “โครงการนี้พร้อมแล้วหรือยัง?” ควรตอบว่า “ยังไม่พร้อมเพราะกำลังทดสอบขั้นสุดท้ายอยู่ครับ/ค่ะ” พร้อมอธิบายรายละเอียดเพิ่มเติมหากจำเป็น

3. เตรียมตัวก่อนการปรึกษา
ก่อนขอคำปรึกษาจากหัวหน้า ควรเตรียมข้อมูลที่จำเป็นและทางเลือกที่พิจารณาไว้แล้ว เพื่อให้การประชุมหรือการพูดคุยเกิดผลสูงสุด

4. ใช้การประชุมแบบตัวต่อตัวหากจำเป็น
การพบเจรจาต่อหน้า หรือผ่านวิดีโอคอลจะช่วยให้การสื่อสารเข้าใจได้ง่ายกว่าการใช้ข้อความหรือลายลักษณ์อักษร

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเพื่อการพัฒนาทีม

การนำแนวคิด Ho-Ren-So มาปรับใช้ในงานทำให้ทีมมีความเข้าใจและประสานงานได้ดียิ่งขึ้น ทุกคนในทีมรู้สึกว่ามีส่วนร่วมและสามารถแสดงความคิดเห็นได้ การทำงานจึงไม่ใช่เพียงแต่การทำให้เสร็จ แต่ยังเป็นการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ

การปฏิบัติตามแนวทางนี้จะช่วยเพิ่มความสามารถในการแข่งขันขององค์กร และสร้างวัฒนธรรมที่ทุกคนรู้สึกมั่นใจในการทำงานและการสื่อสาร

ลองนำเทคนิค Ho-Ren-So ไปปรับใช้ในงานของคุณ เพื่อยกระดับการสื่อสารและเพิ่มความสำเร็จในทีม แบ่งปันบทความนี้กับเพื่อนร่วมงานเพื่อสร้างทีมที่แข็งแกร่งและทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ!

ที่มา:
1. หนังสือ “เปลี่ยนวิธีทำงานแค่ 1% คุณก็แซงหน้าคน 99% ได้แล้ว”
2. https://shorturl.at/gSY9B